[Tips] Tìm hiều về các ứng dụng có trong bộ Microsoft Office

Microsoft Office là bộ ứng dụng văn phòng mà hầu hết chúng ta đều quen mặt biết tên, tuy nhiên để hiểu về chức năng cụ thể của từng ứng dụng thì chưa hẳn ai cũng am hiểu tỏ tưởng. Ở bài viết này chúng ta sẽ đi tìm hiểu 1 cách tổng quát nhất chức năng của từng ứng dụng để quyết định xem có cần cài nó lên máy hay không nhé !

1. Microsoft Office Access

Microsoft Office Access, thường được gọi tắt là MS Access hoặc đơn giản là Access, là một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ do hãng Microsoft giữ bản quyền. Access thường được đóng gói cùng các phần mềm khác trong bộ Microsoft Office và được sử dụng rộng rãi trong các máy tính cài hệ điều hành Windows

Các file Microsoft Access thường có phần mở rộng (đuôi) là mdb hay mdbx (nếu là MS Access 2007). Ngoài ra cũng còn có dạng khác. Biểu tượng của chương trình Access là một chiếc chìa khóa.

Giao diện người sử dụng của Access bao gồm một loạt cửa sổ mở ra bên trong cửa sổ chính Access. Công cụ quản lý cơ sở dữ liệu của Access bao gồm các Tables (bảng), Queries (truy vấn, tìm kiếm), Forms (mẫu), Reports (báo cáo), Macro (các macro lệnh), Modules (các khai báo, thư viện chương trình con). Mỗi một đối tượng trên sẽ được hiện ra trong một cửa số riêng.

Tables là công cụ xây dựng cơ sở dữ liệu trong Access. Đây là đối tượng cơ bản. Mỗi bảng gồm tên bảng, trường dữ liệu (field) nhận các giá trị khác nhau (như text, number, v.v…), bản ghi (records), trường khóa (primary key). Giữa các table có liên hệ với nhau.

Queries là một công cụ quan trong khác. Đây là công cụ xử lý dữ liệu trong Access. Có 7 loại queries tương ứng với 7 loại xử lý dữ liệu mà Access có thể thực hiện. Đó là:

• Select Queries: dùng để trích, lọc, kết xuất dữ liệu
• Total Queries: dùng để tổng hợp dữ liệu
• Crosstab Queries: dùng để tổng hợp dữ liệu theo tiêu đề dòng và cột dữ liệu
• Maketables Queries: dùng để lưu kết quả truy vấn, tìm kiếm ra bảng phục vụ công tác lữu trữ lâu dài.
• Delete Queries: dùng để loại bỏ các dữ liệu hết hạn
• Update Queries: dùng để cập nhật dữ liệu
• Ngoài ra còn có Append Queries.

Như vậy nếu bạn cần thao tác với cơ sở dữ liệu thì hãy nghĩ tới Access.
Access có sẵn trong bộ cài Office Pro Plus với các phiên bản 2010 trở lên, Enterprise-Pro Plus-Ultimate với phiên bản 2007

2. Microsoft Office Excel

Microsoft Excel là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềm Microsoft được thiết kế để giúp ghi lại, trình bày các thông tin xử lý dưới dạng bảng, thực hiện tính toán và xây dựng các số liệu thống kê trực quan có trong bảng từ Excel.
Cũng như các chương trình bảng tính Lotus 1-2-3, Quattro Pro… bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và lập công thức tính toán trong Excel cũng có những điểm tương tự, tuy nhiên Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện rất thân thiện với người dùng

Excel quá quen với chúng ta rồi nên chắc không cần nói gì thêm nữa nhé

Excel có sẵn trong bộ cài Office Pro Plus và Standard với các phiên bản 2010 trở lên, Enterprise-Pro Plus-Ultimate với phiên bản 2007

3. Microsoft Office Groove 

Microsoft Office Groove là một ứng dụng desktop giúp các thành viên trong một nhóm trao đổi tài liệu, thông tin với nhau một cách dễ dàng,thuận lợi và an toàn.

Groove hỗ trợ việc tương tác giữa các thành viên không cùng tổ chức, không cùng một hệ thống mạng và cho phép truy cập thông tin ngay cả khi không có mạng.

Các thông tin được tạo mới, thay đổi trên Groove sẽ được đồng bộ một cách nhanh chóng giữa các thành viên trong nhóm, đồng thời những thay đổi và cung cấp các phương thức trao đổi thông tin rất hiệu quả như chat, e-mail, diễn đàn hỏi đáp thông tin….

Với Groove các thành viên trong một nhóm sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian và có thể hoàn tất dự án nhanh hơn, tiết kiệm được các chi phí thông tin liên lạc giữa các tổ chức khác nhau. Dữ liệu trên Groove đểu được mã hóa giúp bảo mật thông tin tuyệt đối trong phạm vi nhóm làm việc.

Đối tượng sử dụng Groove

• Những thành viên trong một dự án thuộc nhiều bộ phận, văn phòng, tổ chức, đặt tại các vị trí địa lý khác nhau. 
• Những doanh nghiệp có xu hướng làm việc phân tán. 
• Những doanh nghiệp có những nhóm nhân viên cần chia sẻ thông tin liên tục nhưng lại hay phải cơ động và không cùng ngồi trong một hệ thống mạng nội bộ.
• Những nhân viên muốn thực hiện công việc với thông tin luôn có sẵn ở bất kỳ nơi nào họ muốn ví dụ như trên máy bay, trong khách sạn, tại công ty của khách hàng…

Groove có sẵn trong bộ cài Office Pro Plus và Standard với các phiên bản 2010 trở lên, Enterprise-Pro Plus-Ultimate với phiên bản 2007

4. Microsoft Office InfoPath

Microsoft InfoPath (tên đầy đủ Microsoft Office InfoPath) là một ứng dụng được sử dụng để phát triển XML nhập dữ liệu dựa trên hình thức. Tính năng chính của InfoPath là khả năng để xem các tài liệu XML và tác giả với-nhiều liên kết một trong số các dữ liệu khác nhau các nhóm (lược đồ).

Microsoft InfoPath giúp bạn thiết kế giải pháp có định dạng biểu mẫu, ngay cả khi bạn đang dùng InfoPath mới. Tự động hóa và dòng công việc đơn giản hóa giúp bạn nhanh hơn và dễ dàng bắt đầu xây dựng các biểu mẫu đơn giản. Sau đó, các cải tiến thiết kế và bố trí chẳng hạn như ruy-băng và cửa sổ Backstage mới giúp dễ dàng hơn để tìm các công cụ để giúp bạn tạo biểu mẫu hấp dẫn hơn và hiệu quả, rồi giúp dễ dàng hơn cho người điền vào các biểu mẫu. InfoPath tích hợp sâu hơn với SharePoint và cung cấp các tính năng cao hơn và điều khiển hỗ trợ cho biểu mẫu trình duyệt. Điều này giúp dễ dàng hơn để sử dụng Web để thu thập và lưu giữ thông tin.

InfoPath tự động tạo các biểu mẫu đơn giản từ danh sách SharePoint và các nguồn dữ liệu, cung cấp xác định trước trang và phần bố trí kiểu, công cụ thiết kế và Quy tắc nhanh lô-gic công cụ. Để nâng cao biểu mẫu, bước dễ dàng cho phép bạn thêm trường và tùy chỉnh lô-gic. Bạn cũng có thể thêm các tính năng chẳng hạn như phần linh động và dữ liệu tra cứu. Hoàn thành biểu mẫu được phát hành với chỉ cần một cú bấm chuột.

InfoPath có sẵn trong bộ cài Office Pro Plus và Standard với các phiên bản 2010 trở lên, Enterprise-Pro Plus-Ultimate với phiên bản 2007

5. Microsoft Office Lync

Microsoft Lync là tên mới của giải pháp truyền thông hợp nhất vẫn được biết đến với tên gọi Office Communication Server của Microsoft. Lync hàm ý kết nối (Link) và đồng bộ (Sync)".
Microsoft Lync giúp liên kết người dùng mọi nơi và mọi lúc thông qua việc kết nối các thiết bị truyền thông thông dụng của người dùng như máy tính, điện thoại bàn, điện thoại di động và trình duyệt web trong một nền tảng giao tiếp duy nhất.

Lync tích hợp tin nhắn tức thời (instant messaging, kết nối tới cả Yahoo Messenger, AOL, MSN, Gtalk...), hội họp hỗ trợ âm thanh/hình ảnh (audio/video conferencing, kết nối tới smartphone, PC,... và hội họp qua web. Đương nhiên, Lync cũng có chức năng ghi lại các cuộc hội họp đó (ghi lại âm thanh, hình ảnh, lưu lại dữ liệu chia sẻ,...). Lync có một giao diện thân thuộc, tích hợp với những ứng dụng như Microsoft Office, Sharepoint và Exchange… Microsoft Lync cho phép tích hợp hệ thống tổng đài doanh nghiệp như PBX nhằm tiết kiệm chi phí và thời gian.

Lync có sẵn trong bộ cài Office Pro Plus và Standard với các phiên bản 2013 trở lên

6. Microsoft Office OneNote

Microsoft OneNote (tên gọi cũ: Microsoft Office OneNote) là một chương trình máy tính được phát triển bởi tập đoàn Microsoft với mục đích giúp cho việc thu thập, ghi chép thông tin không định dạng và hỗ trợ làm việc nhóm với nhiều người sử dụng. Chương trình này có thể thu thập các ghi chép của người dùng dưới dạng chữ viết tay hay đánh máy, các hình vẽ, các dữ liệu âm thanh hay hình ảnh và giúp người dùng có thể chia sẻ các ghi chép của mình trên mạng Internet

OneNotecó sẵn trong bộ cài Office Pro Plus và Standard với các phiên bản 2010 trở lên, Enterprise-Pro Plus-Ultimate với phiên bản 2007

7. Microsoft Office Outlook 

Outlook là một dịch vụ do Microsoft cung cấp, cho phép bạn sử dụng để truy cập và gửi thư điện tử, ngoài ra outlook còn giúp bạn kết nối đến các dịch vụ khác như Skype, dịch vụ lưu trữ trực tuyến OneDrive, tạo và sử dụng các tài liệu Office trực tuyến như: Word Online, Excel Online, PowerPoint Online,…

Chỉ cần một tài khoản outlook, bạn có thể sử dụng rất nhiều các dịch vụ khác nhau của Microsoft và trên bất kỳ thiết bị nào.

Với chức năng chính của outlook là gửi nhận email cho phép bạn gửi thư tới nhiều người cùng lúc, khả năng chống thư rác tốt, cách sắp xếp bố trí thông tin liên lạc gọn gàng dễ nhìn, outlook đang dần trở thành sự lựa chọn hàng đầu cho người có nhu cầu trong việc gửi và nhận thư điện tử

Outlook có sẵn trong bộ cài Office Pro Plus và Standard với các phiên bản 2010 trở lên, Enterprise-Pro Plus-Ultimate với phiên bản 2007

8. Microsoft Office PowerPoint

Microsoft PowerPoint là một phần mềm thuộc nhóm MS Office, có chức năng hỗ trợ việc thiết kế, soạn thảo và định dạng nội dung tài liệu, rất thuận tiện cho việc trình bày trong giảng dạy, Thuyết trình...

MS PowerPoint có các đặc trưng của nhóm MS Office, cũng như Word, Excel:

• Kết quả hiển thị theo cấu trúc màn hình trình chiều
• Giao diện và công cụ rất thân thiện, dễ dùng và linh hoạt 
• Các công cụ cơ bản về MS PowerPoint như: Text, Drawing, Picture, Chart... định dạng đối tượng... hoàn toàn như trong Word, Excel.

Các tài nguyên dùng chung của nhóm MS Office.

• Việc Chuyển đổi từ văn bản của Word sang MS PowerPoint rất đễ dàng
• Do vậy, việc nắm vững Word sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều, giúp bạn dễ dàng tiếp cận với PowerPoint chỉ trong thời gian ngắn
• Hệ thống hiệu ứng phong phú, có thể được khai thác tạo nên khá nhiều cấu trúc, thậm chi có thể lập trình được để tạo các đối tượng  Ví dụ: Thiết kế Thí nghiệm Torixenli, đồng hồ đo, sơ đồ máy phát điện...
• Khả năng nhúng ứng dụng và Link khá mạnh dễ dàng tạo được fies đa dang, linh hoạt...
• Thủ tục lưu cất thông minh, hỗ trợ chuyển đổi đuôi file, và đóng gói sản phẩm lên một thư mục hoặc trên đĩa CD.

PowerPoint có sẵn trong bộ cài Office Pro Plus và Standard với các phiên bản 2010 trở lên, Enterprise-Pro Plus-Ultimate với phiên bản 2007

9. Microsoft Office Publisher 

Microsoft Publisher là một ứng dụng tuyệt vời để tạo ra những ấn phẩm giàu hình ảnh có diện mạo chuyên nghiệp mà không phải đầu tư nhiều tiền của và thời gian cho một ứng dụng xuất bản phức tạp dùng trên máy tính.

Bạn có thể tạo những thứ đơn giản như thiệp chúc mừng và nhãn, hoặc những dự án phức tạp hơn như sổ niên giám, danh mục và bản tin email chuyên nghiệp

Trong Publisher bạn có thể

• Thêm Khối dựng vào ấn phẩm của bạn
• Thêm văn bản vào ấn phẩm của bạn
• Thêm hình ảnh vào ấn phẩm của bạn
• Tạo ấn phẩm
• ...

Publisher có sẵn trong bộ cài Office Pro Plus và Standard với các phiên bản 2010 trở lên, Enterprise-Pro Plus-Ultimate với phiên bản 2007

10. Microsoft Office Word

Microsoft Word, còn được biết đến với tên khác là Winword, là một chương trình soạn thảo văn bản khá phổ biển hiện nay của công ty phần mềm nổi tiếng Microsoft. Nó cho phép người dùng làm việc với văn bản thô (text), các hiệu ứng như phông chữ, màu sắc, cùng với hình ảnh đồ họa (graphics) và nhiều hiệu ứng đa phương tiện (multimedia) khác như âm thanh, video khiến cho việc soạn thảo văn bản được thuận tiện hơn. Ngoài ra cũng có các công cụ như kiểm tra chính tả, ngữ pháp của nhiều ngôn ngữ khác nhau để hỗ trợ người sử dụng.

Các phiên bản của Word thường lưu tên tập tin với đuôi là .doc, hay .docx đối với các phiên bản từ Word 2007 trở đi. Hầu hết các phiên bản của Word đều có thể mở được các tập tin văn bản thô (.txt) và cũng có thể làm việc với các định dạng khác, chẳng hạn như xử lý siêu văn bản (.html), thiết kế trang web

Word quá thông dụng và hầu hết các máy tính đều phải có word để thao tác với văn bản

Word có sẵn trong bộ cài Office Pro Plus và Standard với các phiên bản 2010 trở lên, Enterprise-Pro Plus-Ultimate với phiên bản 2007

11. Office Pro Plus

Đây là phiên bản bao gồm hầu hết các ứng dụng trong bộ văn phòng được kể đến ở trên. Bạn chỉ 1 Product Key kích hoạt, tất cả các sản phẩm đều được kích hoạt theo

12. Office Standard

Phiên bản này cũng gần tương tự như Pro Plus nhưng không bao gồm Access, OneDrive (với Office 2013 trở lên)

13. Visio Stadard

Microsoft Visio Standard được thiết kế dành cho các cá nhân đang tìm kiếm một nền tảng tạo sơ đồ mạnh mẽ với bộ mẫu tô phong phú được tích hợp sẵn. Ứng dụng này giúp người dùng đơn giản hóa thông tin phức tạp thông qua các sơ đồ đơn giản, dễ hiểu. Visio Standard bao gồm các mẫu tô cho doanh nghiệp, sơ đồ mạng cơ bản, sơ đồ tổ chức, lưu đồ cơ bản và sơ đồ đa năng chung.

Với Visio Std  bạn có thể

• Bắt đầu dễ dàng cùng sơ đồ
• Tạo sơ đồ chuyên nghiệp nhanh chóng
• Tùy chỉnh và hoàn thiện sơ đồ nhanh chóng
• Dễ dàng cộng tác theo nhóm trên sơ đồ
• Truyền đạt thông tin đáng tin cậy thông qua trình duyệt

Visio Standard có bộ cài riêng và không nằm trong bộ Pro Plus hoặc Standard

14. Visio Pro

Microsoft Visio Professional là một chương trình vẽ sơ đồ thông minh. MS Visio cho phép bạn thể hiện bản vẽ một cách trực quan. Hơn nữa, nó còn cung cấp nhiều đặc tính khiến cho sơ đồ của bạn ý nghĩa hơn, linh động hơn và phù hợp hơn với nhu cầu của bạn. ra, bạn có thể sao chép bản vẽ của mình qua các phần mềm khác (như : MS. Word, MS. Excel,…) để tiện sử dụng cho công việc của bạn.

Microsoft Visio Professional, bạn có thể tạo các sơ đồ liên quan đến công việc như là : biểu đồ dòng (flowcharts), sơ đồ tổ chức (organization charts), và lịch trình dự án (project scheduling). Ngoài ra,Visio còn cho phép bạn tạo các sơ đồ mang tính kỹ thuật, chẳng hạn tạo các bản vẽ xây dựng, thiết kế nhà, sơ đồ mạng, sơ đồ phần mềm, sơ đồ trang web, sơ đồ máy móc, và các sơ đồ kỹ thuật khác

Microsoft Visio Professional giúp các cá nhân và nhóm tạo, cũng như chia sẻ sơ đồ đa năng, chuyên nghiệp dễ dàng hơn bao giờ hết, giúp đơn giản hóa thông tin phức tạp. Ứng dụng này bao gồm mọi chức năng của Visio Standard, cũng như các hình, mẫu và kiểu cập nhật; hỗ trợ nâng cao cho cộng tác nhóm, bao gồm khả năng giúp nhiều người cùng làm việc đồng thời trên một sơ đồ và khả năng liên kết sơ đồ với dữ liệu ngay lập tức. Visio Professional còn giúp ngăn chặn rò rỉ thông tin bằng cách bật Quản lý Quyền Thông tin

Visio Pro có bộ cài riêng và không nằm trong bộ Pro Plus hoặc Standard

15. Project 

Microsoft Project (MSP hoặc WinProj) là một phần mềm quản lí dự án được phát triển và bán bởi Microsoft. Chương trình này được thiết kế để hỗ trợ quản lí dự án trong việc phát triển các kế hoạch, phân công nguồn lực cho dự án, theo dõi tiến độ, quản lí ngân sách và phân tích khối lượng công việc. Cũng như Visio, Project có hai phiên bản, Standard và Professional và có bộ cài riêng

Như vậy qua bài viết bạn đã phần nào biết được chức năng của các ứng dụng trong bộ Office để có chiến lược cài đặt đạt hiểu quả cao nhất

Hẹn gặp lại ở các bài viết sau !

Hưng Hoàng Văn